es gibt immer mehr Gruppen, die Workshops organisieren, die mit einem Aufenthalt verbunden sind. Manche nennen sie Retreats, andere bevorzugen den Begriff Gruppentreffen, aber im Wesentlichen geht es um das Selbe. Wenn Sie eine Gruppenleiterin oder ein Shiatsu-Meister sind, Yoga oder Musiktherapie lehren oder sich um andere Aktivitäten kümmern, denen Sie sich mit einer Gruppe von Menschen bei einem Aufenthalt widmen möchten, finden Sie hier eine Reihe von Ratschlägen, die wir von Casa Cares ausgehend von mehr als dreißig Jahren Erfahrung für Sie zusammengestellt haben, um Ihnen das Leben leichter zu machen.

1. Teilnehmerzahl

Es gibt stabile Gruppen, die sich regelmäßig treffen und schon wissen, mit wie vielen Leuten zu rechnen ist; in diesem Fall ist es einfach, die Teilnehmenden zu zählen.

Wenn sich die Gruppe dagegen erst nach der Unterbreitung der Idee und des Zeitpunkts formt, wie es oft vorkommt, empfiehlt es sich, eine Mindestteilnehmerzahl zu bestimmen, damit die Veranstaltung überhaupt stattfindet, aber ebenso eine Höchstmenge.

Anhand dieser Zahl kann dann die geeignete Unterkunft für die Gruppe ausgewählt werden.

2. Zimmertypen

Retreat Center und Seminarhäuser bieten meist Zimmer unterschiedlicher Größe mit Einzelbad oder Gemeinschaftsbad. Eine Gruppe, die die Kosten niedrig halten möchte, kann sich für Mehrbettzimmer mit Gemeinschaftsbad entscheiden, während eine Gruppe, die Wert auf Komfort legt, Doppel- oder Einzelzimmer mit Einzelbad buchen kann. Wenn man den Geschmack der Teilnehmenden nicht kennt, ist diese Entscheidung etwas schwieriger und als ideale Lösung bietet es sich an, unterschiedliche Zimmertypen vorzuschlagen, die jeden Geschmack und Geldbeutel zufrieden stellen.

3. Arbeitsräume

Je nachdem, welche Art von Aktivität die Gruppe plant, werden ein Raum oder mehrere Räume mit unterschiedlichen Merkmalen benötigt. Wenn zum Beispiel Bewegungsaktivitäten, Massagen oder Yoga vorgesehen sind, sollten die Größe, der Fußboden und die nötige Ausstattung bedacht werden. Sind dagegen sitzende Arbeiten vorgesehen, ist zu berücksichtigen, ob man neben Stühlen auch Tische benötigt oder Sessel bevorzugt werden. Es empfiehlt sich, eine Liste mit allem, was benötigt wird, zusammenzustellen, die auch Ausstattung wie Videoprojektor, Tafel oder Whiteboard, Mikrophon und Stereoanlage umfasst, um zu überprüfen, ob die ausgewählte Unterkunft sie zur Verfügung stellt oder sie mitgebracht werden muss.

4. Dauer des Aufenthalts

Es liegt nahe, dass die meisten Retreats am Wochenende stattfinden, normalerweise von Freitag bis Sonntag. Im Allgemeinen beginnen sie am Freitagnachmittag und enden am Sonntagnachmittag, so dass die Teilnehmenden genug Zeit haben, um den Veranstaltungsort zu erreichen. Retreats, die drei oder vier Nächte einschließen, bieten den Teilnehmenden dagegen Gelegenheit, eine intensive Gruppenharmonie aufzubauen und ganz vom Alltag abzuschalten.

5. Mahlzeiten

Die meisten Gruppen entscheiden sich für einen Aufenthalt mit Vollpension, so dass sie ungestört arbeiten können und sich nicht um die Mahlzeiten kümmern müssen. Wenn die Entscheidung zwischen Vollpension und Halbpension getroffen wurde, sollte das Tagesprogramm entworfen werden, damit ein Zeitplan für die Mahlzeiten vereinbart werden kann. Es ist außerdem hilfreich zu überlegen, ob externe Gäste hinzukommen.

6. Lebensmittelunverträglichkeiten

Wenn die Verpflegung mit der Unterkunft vereinbart wurde – ob Buffet oder à la carte – , ist es sinnvoll, sich mindestens zehn Tage im Voraus über mögliche Allergien, Lebensmittelunverträglichkeiten oder ethisch begründete Ernährungsweisen der Teilnehmenden zu erkundigen, um diese der Unterkunft mitteilen zu können. Auf diese Weise kann die Küche einen Speiseplan vorbereiten, der alle zufriedenstellt.

7. Kaffeepausen

Wenn Sie Pausen planen, sollten Sie sich vergewissern, ob Ihre Unterkunft Kaffee etc. und Snacks bereitstellen kann, und, wenn ja, ob diese Leistung vorher gebucht werden muss oder Sie vor Ort entscheiden können ob Sie sie in Anspruch nehmen.

8. Planungszeitraum

Wann sollte man anfangen, ein Retreat zu planen? Es ist nicht ganz einfach, den angemessenen Zeitraum zu bestimmen. Für schon bestehende Gruppen, vor allem aber, wenn das Datum schon feststeht, kann sogar ein Jahr im Voraus gebucht werden. So gelingt es eher, das Retreat zum Wunschzeitpunkt durchführen zu können.

Für Gruppen, die ihr Angebot verbreiten und Teilnehmende finden müssen, sind drei Monate im Voraus angemessen, ein Zeitraum, der es erlaubt, eine Unterkunft zu finden, vor allem, wenn das Datum etwas flexibel ist, so dass genug Zeit bleibt, Teilnehmende zu finden und die Veranstaltung zu bestätigen.

9. Werbung

Wer schon über eine Liste von interessierten Personen verfügt, braucht nur per Mail, Messengerdienst oder Telefon über das Retreat zu informieren. Wenn man dagegen auch andere Menschen erreichen möchte, sollte man eine Website nutzen, die über ähnliche Veranstaltungen berichtet, Anzeigen in der Fachpresse schalten und eine Social-Media-Kampagne starten.

10. Buchung

Bevor Sie Ihr Event lancieren, sollten Sie – in Übereinstimmung mit der Unterkunft – entscheiden, ob die Anmeldungen von der Leiterin oder dem Leiter der Gruppe gesammelt werden, der sie dann der Unterkunft übermittelt, oder ob die einzelnen Teilnehmenden sich direkt an die Einrichtung wenden können, in der das Retreat stattfindet. Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile und die Gruppenleiter haben unterschiedliche Präferenzen, ebenso wie die Unterkünfte. Egal, für welche Option Sie sich entscheiden, am besten schicken Sie das Programm sowohl an die ausgewählte Unterkunft wie an die Teilnehmenden, so dass man Ihnen so gut es geht bei der Umsetzung helfen kann.

Möchten Sie ein Retreat organisieren?

Casa Cares beherbergt seit mehr als 30 Jahren Gruppen. Möglicherweise sind wir auch für Ihre Gruppe genau der richtige Ort.

Eine Villa inmitten der Natur, weit weg von Ablenkungen, in denen sich die Teilnehmenden wie zu Hause fühlen, aber alle Annehmlichkeiten eines Gästehauses genießen.

Wir verfügen über 19 Zimmer, in denen bis zu 58 Personen Platz finden, vier Arbeitsräume und einen großen Park. Unsere Mahlzeiten werden liebevoll aus dem Gemüse unseres Gartens zubereitet.

Casa Cares gehört zu Case Valdesi, Hotel e Foresterie.

Schreiben Sie an info@casacares.it