Sempre più gruppi si incontrano per dei workshop residenziali. Alcuni li chiamano ritiri o retreat, altri preferiscono chiamarli incontri di gruppo ma la sostanza non cambia: se sei un capogruppo, un maestro shiatzu, una formatrice di yoga, un’insegnante di musicoterapia o se sei impegnata o impegnato in qualsiasi attività da proporre a un gruppo di persone per un soggiorno residenziale, ecco i consigli che, dalla nostra esperienza, abbiamo selezionato per renderti la vita più facile.
1. Quanti siamo?
Alcuni gruppi sono stabili, si incontrano ripetutamente e sanno già quante persone sono attese; in questo caso fare un conto è piuttosto semplice.
Per i tanti gruppi che, invece, si formano successivamente al lancio dell’idea e della data, è utile stabilire un tetto minimo di partecipanti sotto al quale il gruppo non si farà, e un tetto massimo.
Questo dato permette di selezionare più facilmente la struttura adatta a ospitare il gruppo.
2. Che tipo di stanze vogliamo occupare?
I centri per ritiri (o retreat center), gli spazi per gruppi, spesso hanno la possibilità di offrire camere di diverse dimensioni e con servizi interni o condivisi. Il gruppo che intenda mantenere i costi più bassi potrà orientarsi per le stanze multiple con bagni condivisi mentre quello che predilige la comodità opterà per camere doppie e singole con bagno interno. Prendere questa decisione non conoscendo i gusti dei propri partecipanti non sempre è semplice ma una soluzione ideale è quella di prendere in considerazione un mix di camere che possa accontentare un poco tutti i gusti e tutte le tasche.
3. Le sale di lavoro
In base al tipo di lavoro che il gruppo intende svolgere può essere necessario occupare una o più sale con diverse caratteristiche. Se occorre una sala dove fare attività di movimento o a terra, o massaggi o yoga, è utile pensare alle misure, alle caratteristiche del pavimento e all’attrezzatura necessaria. Qualora si debba lavorare seduti è sempre utile pensare se si desiderano sedie, se occorrono anche tavoli, se è preferibile avere delle poltrone. In generale è bene preparare una lista con tutto l’occorrente che può servire anche in termini di attrezzature, dal video proiettore alla lavagna a fogli, dal microfono allo stereo, per poter verificare se la struttura ne è dotata o se occorre portarli con sé.
4. Durata del ritiro
Come è facile immaginare, la maggior parte dei ritiri si svolge nel fine settimana, in genere dal venerdì alla domenica. Per lo più il ritiro ha inizio al pomeriggio del venerdì per terminare nel pomeriggio della domenica. Questo consente a tutte/i le/i partecipanti di raggiungere il luogo in cui si terrà il workshop. Per chi può prolungare la permanenza, ritiri di 3-4 notti permettono di costruire davvero una buona armonia di gruppo e staccare dalla routine.
5. I pasti
In generale i gruppi residenziali amano un servizio di pensione completa in modo da poter lavorare indisturbati e trovare pronti i pasti. Una volta definito se si propende per la pensione completa o per la mezza pensione, è utile immaginare il programma della giornata per concordare subito gli orari dei pasti con la struttura. Utile anche domandarsi se ci saranno degli interventi da ospiti esterni al gruppo da inserire nella lista.
6. Intolleranze
Qualsiasi sia il servizio previsto dalla struttura per i pranzi – buffet o à la carte – è sempre utile raccogliere, almeno una decina di giorni prima, informazioni su gravi allergie o intolleranze alimentari e su eventuali diete etiche per comunicarle alla struttura. Questo consentirà alla cucina di immaginare dei menù adatti ad accontentare tutte/i.
7. Coffee break
Se prevedete dei momenti di pausa accertatevi che la struttura sia in grado di offrire caffè e snack, se occorre prenotare questo servizio o si può decidere di usufrirne o meno quando si è sul posto.
8. Tempi di programmazione
Quando muoversi per programmare un ritiro? Scegliere il tempo adatto non è facilissimo. Per i gruppi già formati e soprattutto che hanno delle date già definite, anche un anno prima è il tempo giusto per prenotare. In questa maniera sarà più facile trovare la data che si preferisce.
Per i gruppi che devono lanciare la proposta e poi raccogliere le iscrizioni un tempo adatto è tre mesi prima. Tre mesi prima dell’evento permettono ancora di trovare posto, soprattutto se si ha una data non troppo vincolante, consentono di raccogliere le adesioni e confermare l’evento.
9. Promozione
Per chi ha una lista di persone che sono interessate sarà facile informare dell’evento con mail, messaggi, telefonate. Se si vuole allargare anche a persone non conosciute sarà importante usare uno dei siti web che raccolgono eventi simili, annunci sulla stampa specializzata e campagne social.
10. Modalità di prenotazione
Prima di lanciare l’evento decidete, in accordo con la struttura, se le iscrizioni saranno raccolte dal capogruppo, che poi le comunicherà alla struttura, o se i singoli partecipanti potranno rivolgersi direttamente al centro per ritiri. Entrambe le soluzioni hanno dei pro e dei contro e ci sono preferenze diverse tra i capigruppo così come disponibilità diverse da parte delle strutture. Qualunque sia la scelta, l’ideale è inviare il proprio programma anche allo spazio per gruppi prescelto in modo che possa aiutarvi al meglio nella realizzazione.
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